slog     

 

Эпизод#4 Открытие интернет-магазина, учет

Гость: Григорьева Маргарита Ивановна

Компания: Представительство европейского интернет – магазина брендовой итальянской мебели Bauhaus

Должность: Финансовый директор

Опыт работы в данной сфере: с 2006 года

Дата проведения интервью: 14 мая 2014

Интервьюер: Соловьева Лилия Геннадьевна

Лилия Геннадьевна: Добрый день, уважаемые коллеги! Приветствую вас в нашей рубрике Дневники Финансового Директора от Видео Школы управленческого учета и финансов АртеИнформе.  Мы продолжаем говорить о корпоративных финансах на стыке самых разных бизнес-отраслей.

И сегодня у нас в гостях финансовый директор представительства европейского интернет – магазина брендовой итальянской мебели Bauhaus дизайн Григорьева Маргарита.

Добрый день, Маргарита!

Маргарита Ивановна.: Добрый день, Лилия

Л.Г: Ускоряющийся ритм жизни вовлек нас в эпоху IPhon’ов и IPad’ов. И сейчас достаточно сложно себе представить отсутствие возможности купить авиабилет, так, между прочим, путем считывания отпечатка пальца, либо заказать одежду через интернет-магазин, либо там же собрать кухню своей мечтыJ 

То есть популярность интернет-магазинов и гаджетов, способных облегчить виртуальный шоппинг, растет с каждым днем.  И, конечно же, не поговорить о бизнес – процессах и правилах настройки учетных функций в этом контексте мы не можем;)

И я передаю слово нашему гостю, Маргарите.

Маргарита, скажите, как должен выглядеть идеальный интернет-магазин, какие бизнес-процессы должен включать.

М.И: Современный действующий интернет-магазин является, по сути, обычной розничной точкой. Они имеют аналогичные бизнес-процессы, проходят те же самые финансовые и производственные циклы, сопровождающиеся всевозможной документацией. То есть учет в интернет-магазине охватывает все сферы, начиная с получения заказов, их изготовления, привоза товара на склад, организация доставки, сотрудничество с покупателями, и заканчивая получением прибыли.

Поэтому, создавая сайт в интернете, интернет-предпринимателям заведомо стоит быть готовыми к тому, что в первую очередь всплывут финансовые вопросы. Но, как правило, для начинающих бизнесменов приоритетными задачами являются создание сайта, как главного инструмента продаж, выход на определенный оборот и получение прибыли. Понимание необходимости ведения учета всех расходов и доходов приходит позже, на определенном этапе развития бизнеса.

Однако, я бы рекомендовала не затягивать с автоматизацией бек-офиса магазина, а сразу же подходить к этому вопросу системно, т.е. заранее предусмотреть программное обеспечение для торгового, финансового и управленческого учета, поскольку это даст понимание, как информационные потоки будут замыкаться на учетные системы. А это немаловажно видеть еще вначале, так как такое ПО будет требовать интеграции с сайтом и доработки под особенности бизнеса, а это деньги.

Л.Г:  А что является, самым сложным, на Ваш взгляд, в начале запуска интернет-магазина?

М.И:  Сложным является то, что трудно подобрать платформу, на которой можно было бы создать интернет-магазин, и без дополнительных настроек легко интегрировать его с учетными системами, системами поставщиков и подрядчиков в единый, хорошо функционирующий механизм. При проектировании большой торговой площадки любая система управления сайтом будет сильно изменена. Но как бы не были тяжелы условия автоматизации сайта продаж, но при увеличении его оборота и притока покупателей, она становится необходима.

Открытие виртуального магазина требует сравнительно небольших затрат на начальном этапе и при правильном маркетинге многие находят своего покупателя. Сбыт наладить несложно, этим занимаются специалисты по рекламе и продвижению сайтов. Другое дело организация и управление подобным бизнесом.

Л.Г:  Да, управление таким бизнесом требует следование четким ориентирам и отлаженным механизмам. Маргарита, Вы прошли такой мощный этап, как открытие представительства европейского интернет-магазина. Какие бы основные реперные точки в функционировании магазина Вы выделили?

М.И:  Я бы сфокусировала свое внимание сразу же на 4-х основополагающих китах:  это:

  • Учет товаров на складах
  • Документооборот
  • Обработка клиентских обращений и, конечно же,
  • Бухгалтерский и оперативный учет

Учет товаров. Если клиент вашего магазина, заказав вещь, узнает что ее нет в наличии уже по прошествии значительного времени – это значит, что система складского учета работает неэффективно, а клиент, скорее всего раз и навсегда откажется от ваших услуг, да еще и создаст негативный имидж для вас, среди своих знакомых.

Во избежание этого существуют интегрированные системы учета, которые в реальном времени позволят отследить местонахождение товара по всей цепочке поставщик-склад-курьер-клиент-возврат. Причем, перемещения могут осуществляться автоматически, после изменения статуса заказа.

Документооборот является важной составляющей товарных и финансовых потоков.

Интернет магазины должны оформлять расходно-приходные документы, как для наличного, так и для безналичного расчета. Счета-фактуры, товарные накладные и прочие документы просто физически не смогут, правильно и быстро, оформить сотрудники магазина. Для этого как раз и существуют специализированные продукты, которые помогут легко справиться с поставленными задачами.

Обработка клиентских обращений.

С увеличением популярности магазина владельцам сайтов сложно справиться с потоком телефонных звонков. Поэтому для эффективной обратной связи с клиентами, обращаются за услугами в call-центры. Сотрудники этих центров, получив подробные рекомендации в состоянии быстро и качественно обработать большое количество обращений.

И наконец, бухгалтерский и оперативный учет

Для целей учета потребуется наличие бухгалтерской программы, которая позволила бы интегрировать данные с сайта. Стоит отметить, что для многих платформ разработаны модули интернет магазина, позволяющие настроит работу с основными бухгалтерскими программами, что, несомненно облегчает ведение учета.  

Л.Г:  Маргарита, у начинающего предпринимателя всегда есть соблазн вести учет кассовым методом. Особенно, когда мы говорим об упрощенной системе налогообложения. Как на Ваш взгляд, с какими рисками могут столкнутся собственники, которые избирают такой облегченный  подход к учету? 

М.И: Лилия, риски крайне тривиальны – собственники рискуют переоценить финансовый результат. Кассовый метод малопригоден для контроля и прогнозирования уровня прибыли. Кроме того, при его использовании велика вероятность того, что руководство узнает о понесенных убытках намного позже, чем они возникли, и времени исправить ситуацию не будет.

Все мы знаем, что для целей управленческого учета МСФО рекомендует использовать метод начислений. Опыт показывает, не имея автоматизированную систему учета, использовать данный метод учета  очень сложно. Поэтому на начальном этапе развития интернет-магазинов практически применяется кассовый метод: когда доходы и расходы считаются понесенными в момент реального движения денежных средств.

Конечно, у этого подхода есть одно главное преимущество: это простота учета, которая не требует высокой квалификации специалистов.

Однако я всегда призываю не экономить на этом, иначе будет достаточно сложно вырасти из маленькой компании в крупный и уважаемый бизнес.

Л.Г:  Что дает автоматизация сама по себе?

М.И: Автоматизация рутинных операций позволит медленней наращивать штат, а значит и расходы на зарплату. Стандартные и прозрачные процессы позволяют улучшить управляемость бизнеса в целом.

Автоматизация даже на самом простейшем уровне требует значительных трудозатрат, но результатом будет возможность увидеть бизнес совсем с других сторон. Все это поможет сделать важные выводы, принять верные стратегические решения для дальнейшего развития. 

Л.Г:  Благодарю Вас, Маргарита, за такое ценное интервью!

Итак, коллеги, если в ваших планах увеличить зону присутствия на рынке путем освоения интернет-пространства, то, надеемся, после просмотра наших Дневников у вас сформировались прекрасные ориентиры для воплощения этого в жизнь.

И мы увидимся с вами в следующих выпусках. До встречи! :-)