Как перейти от одной учетной системы на другую?

Дата публикации: 17.04.2018 14:22

Осознать необходимость перехода на новую учетную систему для многих менеджеров не просто: это затратно, и в ресурсном, и во временном плане. Каждый раз менеджер заверяет себя словами, что «еще не время», либо «компания же как-то работала все эти 10 лет…».Необходимость перехода, как правило, сопряжена с несовершенством существующей системы, либо с неспособностью системы выстраивать аналитичные и прозрачные оперативные отчеты. А может управленческий учет и вовсе ведется по кассовому методу, и смена систем – прекрасный момент для построения новой системы управленческого учета на современной платформе учетных систем.

Как бы там ни было, установить реальные причины отказа от старой системы поможет аудит управленческой отчетности и учета.

Проект смены учетных систем может быть сведен к следующим этапам:

Этапы	Цель этапа	Результирующий документ
Аудит существующей учетной системы и управленческой отчетности	Выявить недостатки учетных процессов; Подтвердить / опровергнуть достоверность отчетности; Зафиксировать ситуацию «как есть».	Предложение по гармонизации управленческого учета.
Прописать финансовую структуру	Выделить Центры Финансовой Ответственности	Положение о финансовой структуре
Описание бизнес процессов (далее – БП)	Установить хозяйственные операции, подлежащие учету, на каждом из БП; Определить входящие документы в системе, установить набор отчетов для соответствующих БП; Установить функциональные требования для входных и выходных данных.	Функциональное задание на разработку системы
Выбор системы, наиболее отвечающей функциональным требованиям	Выбор системы
Разработка Концепции УУ	Разработать учетную модель; Установить архитектуру системы; Зафиксировать ситуацию «как должно быть».	Концепция УУ
Тестирование стандартных блоков выбранной системы	Определение исходных возможностей; Разработка требований на доработку (совместно с программистами)	Техническое задание на разработку системы
Подготовка Входящего Баланса на дату перехода на новую систему	Определить все активы и обязательства для точки отсчета.	Трансформационная таблица Входящего Баланса; Бухгалтерская справка для Входящего Баланса.
Перенос остатков в новую систему	Произвести перенос данных	Входящий баланс, воплощенный в учетной системе
Опытная эксплуатация	Установить полноту реализации функциональных требований	Инструкции для пользователей
Обучение пользователей	Обучить работе в новой системе
Подготовка комплекта финансовой отчетности для акционеров	Подготовка отчетности	Отчет о финансовой позиции; Отчет о прибылях и убытках; Отчет о движении денежных средств.